Geminiで提案書作成を効率化｜企業向け生成AI研修と実践的な活用方法
営業提案書や企画書の作成に、多くの時間を費やしていませんか？
顧客の要望を整理し、提案の方向性を考え、資料の構成を決め、文章を作成する。提案書作成には、さまざまな工程があります。
Googleの生成AI「Gemini」を活用すると、これらの工程の一部を効率化できます。
例えば、顧客課題の整理、提案書の構成案作成、文章の下書き、表現の改善などです。
ただし、Geminiが作成した内容をそのまま提出するのではなく、人が内容を確認し、顧客の状況に合わせて仕上げることが重要です。
本記事では、Geminiを使った提案書作成の具体的な手順、実務で使えるプロンプト例、Google Workspaceとの組み合わせ方、企業向け研修で学べる内容を解説します。
名古屋の株式会社光翼では、Microsoft Copilot・Google Geminiを活用した生成AI導入支援や企業向け研修をご提案しています。
提案書作成に時間がかかる理由
提案書作成は、単に文章を書くだけの作業ではありません。
一般的には、次のような工程が必要です。
- 顧客の課題や要望を整理する
- 提案の目的と期待される成果を明確にする
- 解決策や提供内容を検討する
- 提案書全体の構成を作成する
- 各項目の文章を作成する
- 内容の正確性や説得力を確認する
- 社内レビューを経て完成させる
特に時間がかかりやすいのが、情報の整理、構成の検討、文章の作成と修正です。
過去の提案書を流用する方法もありますが、顧客ごとの課題に十分対応できなかったり、古い情報が残ったりすることがあります。
Geminiは、こうした工程における思考や文章作成を補助するツールとして活用できます。
重要なのは、提案内容の判断をAIに任せるのではなく、人が判断するための準備作業を効率化することです。
Geminiで効率化できる提案書作成業務
顧客課題・要望の整理
提案書作成の出発点は、顧客が抱えている課題を正しく理解することです。
Geminiを利用すると、整理されたヒアリングメモなどから、課題、要望、制約条件、確認事項を分類する下書きを作成できます。
例えば、架空の製造業企業について、次のような情報があるとします。
- 営業部門がExcelで案件情報を管理している
- 担当者によって管理方法が異なる
- 見積書の作成に時間がかかる
- 過去の提案内容を検索しにくい
- 新しいシステムへの大規模投資は避けたい
この情報をGeminiに入力し、課題を分類するよう依頼します。
プロンプト例①：顧客課題の整理
あなたは中小企業向けDXコンサルタントです。
以下は架空の製造業企業からヒアリングした内容です。
【ヒアリング内容】
・営業案件をExcelで管理している
・担当者ごとに管理方法が異なる
・見積書作成に時間がかかる
・過去の提案内容を検索しにくい
・大規模なシステム投資は避けたい
次の形式で整理してください。
1. 現状の業務課題
2. 課題が発生している背景の仮説
3. 改善の方向性
4. 顧客へ追加確認すべき事項
事実と推測を明確に区別してください。
記載されていない情報は創作しないでください。このようなプロンプトを利用することで、ヒアリング内容の整理や追加確認事項の洗い出しを支援できます。
提案書の構成案作成
顧客課題が整理できたら、提案書全体の構成を検討します。
Geminiに提案の目的、読み手、対象業務、制約条件を伝えることで、提案書の章立てや各章で説明すべき内容の案を作成できます。
例えば、以下のような構成です。
- ご提案の背景
- 現状の課題
- 改善の基本方針
- ご提案する取り組み
- 導入までの進め方
- 期待される効果と評価方法
- 費用・実施条件
- 今後の進め方
構成案を作る際には、顧客が意思決定するために必要な情報が含まれているかを確認します。
AIが提案した構成をそのまま採用する必要はありません。
提案文章の下書き・改善
Geminiは、箇条書きから文章の下書きを作成したり、既存文章を読みやすく改善したりする用途にも活用できます。
例えば、「業務の属人化を解消する」という表現だけでは、具体的な改善内容が伝わりにくい場合があります。
Geminiに、顧客が理解しやすい表現へ修正するよう依頼できます。
文章を改善する際には、専門用語を減らす、説明の順序を変える、具体例を加えるなどの方法が考えられます。
ただし、実際には提供できない機能や、根拠のない効果を追加しないよう注意が必要です。
Geminiを使った提案書作成の具体的な進め方
ここからは、実際の提案書作成を想定した4つの手順を紹介します。
STEP 1：提案の目的と読み手を整理する
最初に、提案書の前提条件を明確にします。
例えば、次のような情報です。
| 項目 | 架空の設定例 |
|---|---|
| 提案先 | 従業員50名規模の製造業 |
| 読み手 | 代表取締役・営業部門責任者 |
| 提案目的 | 営業情報の共有と見積業務の効率化 |
| 対象業務 | 案件管理・見積書作成 |
| 制約条件 | 既存のExcelをできるだけ活用 |
| 提案方針 | 小規模な改善から段階的に進める |
この段階で情報が不足している場合は、Geminiに推測させるのではなく、確認事項として整理します。
STEP 2：Geminiに構成案を依頼する
次に、提案書の構成案を作成します。
プロンプト例②：提案書の構成案作成
あなたは企業向け業務改善提案の専門家です。
以下の条件に基づき、経営者向けの提案書構成案を
作成してください。
【提案先】
従業員50名規模の架空の製造業企業
【課題】
・営業案件の情報が担当者ごとに分散
・見積書作成に時間がかかる
・過去の提案資料を探しにくい
【提案方針】
・既存のExcelをできるだけ活用
・小規模な改善から開始
・効果を確認しながら段階的に拡大
【出力条件】
・提案書は8ページ程度
・各ページの見出しを作成
・各ページで伝えるべき内容を箇条書き
・経営者が判断するための情報を重視
・費用や効果の数値は創作しない
・不明な情報は「要確認」と記載する出力された構成案を確認し、顧客の課題や提案目的と合っているかを判断します。
必要に応じて、経営者向け、現場担当者向けなど、読み手に合わせた修正を依頼することもできます。
STEP 3：Googleドキュメントで文章を改善する
構成が決まったら、各ページの文章を作成します。
Geminiで下書きを作成し、Googleドキュメントに整理する方法があります。
Google Workspaceの契約プランや管理者設定によっては、Googleドキュメント内でGeminiの文章作成・改善機能を利用できる場合もあります。
プロンプト例③：提案文章の改善
以下は業務改善提案書の文章です。
経営者が理解しやすいように改善してください。
【改善条件】
・専門用語をできるだけ避ける
・1文を長くしすぎない
・課題と解決策の関係を明確にする
・過度な営業表現を避ける
・元の文章にない事実や数値を追加しない
【元の文章】
営業案件情報の管理方法が担当者ごとに異なるため、
案件の進捗確認や情報共有に時間がかかっています。
既存の管理表を整理し、共通の入力項目と運用ルールを
設けることで、情報共有の改善を目指します。
改善後の文章と、変更した理由を提示してください。改善結果を確認し、必要な修正を加えます。
なお、Googleドキュメント上で利用できるGemini機能は契約プランや設定により異なります。利用できない場合は、組織の利用ルールで認められた方法でGeminiの出力を文書に反映します。
STEP 4：人が内容を確認して完成させる
提案書の最終的な品質は、人が確認する必要があります。
特に、次の内容は必ず確認します。
- 顧客課題の認識が正しいか
- 提案内容が実際に提供可能か
- 費用やスケジュールが正確か
- 製品・サービスの機能説明が正しいか
- 根拠のない効果数値が含まれていないか
- 顧客情報や機密情報の取り扱いに問題がないか
- 顧客が意思決定するための情報が揃っているか
Geminiは提案書作成を支援するツールであり、提案内容の責任を代わりに負うものではありません。
AIによる下書きと、人による判断・確認を組み合わせることが重要です。
Geminiを業務で利用する際の注意点
機密情報・顧客情報の取り扱い
企業が生成AIを利用する場合、情報管理への配慮が欠かせません。
特に、顧客名、個人情報、契約情報、見積金額、未公開の技術情報などを扱う場合には注意が必要です。
研修では、原則として架空の企業情報や匿名化したデータを使用することを推奨します。
実際の顧客情報を利用する場合は、会社の利用ルール、契約条件、アクセス権、データの取り扱いを事前に確認してください。
Google Workspaceを利用している場合も、契約プラン、管理者設定、利用するGemini機能などによって適用される条件を確認する必要があります。
事実確認・品質確認
生成AIは、自然で説得力のある文章を作成する一方、誤った情報を出力することがあります。
例えば、存在しない機能、根拠のない数値、誤った法令解釈、実現が難しいスケジュールなどです。
そのため、AIが作成した文章は必ず確認し、必要に応じて公式情報や社内資料と照合してください。
特に提案書では、顧客との信頼関係に関わるため、正確性を重視する必要があります。
Google Workspaceの契約プランと利用可能機能
Geminiの利用環境には、個人向けのGeminiアプリ、組織向けに提供されるGemini機能、Google Workspaceの各アプリと連携する機能などがあります。
利用可能な機能や管理方法は、契約プラン、管理者設定、提供状況などによって異なります。
例えば、Googleドキュメント内でGeminiを利用する機能や、Google Drive上の情報を参照する機能については、実際の契約・設定・権限を確認する必要があります。
企業研修を計画する際には、受講者が実際に利用できる機能を確認し、その環境に合わせて演習内容を設計することが重要です。
企業向けGemini研修で学べる内容
Geminiを企業で活用するためには、操作方法を覚えるだけでは十分ではありません。
実際の業務課題を題材に、どの工程でAIを使い、どの工程を人が確認するかを学ぶことが重要です。
株式会社光翼では、企業の利用環境や業務内容に合わせたGemini研修をご提案しています。
研修テーマの例は次のとおりです。
| 研修テーマ | 主な内容 |
|---|---|
| Gemini基礎研修 | 基本操作、プロンプト、利用上の注意点 |
| 提案書作成研修 | 顧客課題の整理、構成案、文章作成、品質確認 |
| Gmail活用研修 | メール文案作成、文章改善、情報整理 |
| Google Drive活用研修 | 資料共有、アクセス権、情報整理 |
| Googleスプレッドシート研修 | データ整理、集計、分析の進め方 |
| 管理者・推進担当者向け研修 | 利用ルール、情報管理、社内定着 |
研修では、一般的な説明だけでなく、受講者の業務に近い演習を組み合わせることができます。
例えば、営業部門では提案書作成、企画部門では企画案の検討、管理部門では文書作成や情報整理などが考えられます。
研修内容、対象人数、実施時間、必要なライセンス、費用は個別にご相談いただけます。
Microsoft CopilotとGeminiの使い分け
企業向け生成AIを検討する際には、Microsoft CopilotとGoogle Geminiのどちらを利用するべきか迷うことがあります。
どちらが優れているかを一律に判断するのではなく、既存の業務環境と利用目的から検討することが重要です。
| 比較項目 | Microsoft 365 Copilot | Google Gemini |
|---|---|---|
| 主な業務環境 | Microsoft 365 | Google Workspace |
| 文書作成 | Word等との連携 | Googleドキュメント等との連携 |
| メール業務 | Outlook等 | Gmail等 |
| 情報共有 | SharePoint・OneDrive等 | Google Drive等 |
| 表計算 | Excel等 | Googleスプレッドシート等 |
| 提案書作成 | Microsoft 365を中心とした資料作成支援 | Google Workspaceを中心とした資料作成支援 |
| 導入時の確認事項 | ライセンス、データアクセス権、管理設定 | ライセンス、データアクセス権、管理設定 |
※実際に利用できるAI機能や連携範囲は、契約プラン、管理者設定、製品の提供状況によって異なります。
例えば、Microsoft 365を中心に業務を行っている企業では、Word、Excel、Outlook、Teams、SharePointなどとの連携を考慮してCopilotを検討できます。
一方、Google Workspaceを中心に業務を行っている企業では、Gmail、Google Drive、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどとの連携を考慮してGeminiを検討できます。
また、Microsoft 365とGoogle Workspaceを併用している企業では、部門ごとの業務や情報管理の仕組みに合わせて使い分けることも考えられます。
重要なのは、AI製品の機能比較だけでなく、既存のIT環境、業務課題、情報管理、費用対効果を踏まえて導入を判断することです。
株式会社光翼では、Microsoft Copilot・Google Geminiの両方を視野に入れた生成AI活用をご提案しています。
株式会社光翼の生成AI導入支援・企業研修
株式会社光翼は、名古屋・愛知県の企業を中心に、DXコンサルティング、生成AI導入支援、業務システム開発、企業向け研修などを提供しています。
Microsoft 365・Copilotに加え、Google Workspace・Geminiを活用した業務改善についてもご相談いただけます。
生成AIの導入を検討している企業だけでなく、既にAIツールを導入しているものの、十分に活用できていない企業のご相談にも対応します。
生成AI・AIエージェント導入パッケージ
株式会社光翼では、生成AIを業務に活用するための支援を「生成AI・AIエージェント導入パッケージ」として提供しています。
主な支援内容は次のとおりです。
- 現状調査・業務課題の整理： 現在の業務、利用環境、課題を確認し、生成AIを活用できる業務を検討します。
- AIツールの選定・導入計画： Microsoft CopilotやGoogle Geminiなどから、業務環境に適した活用方法を検討します。
- PoC・効果検証： 対象業務を限定して活用方法を検証し、導入判断に必要な情報を整理します。
- 企業向け研修： 生成AIの基礎知識、プロンプト作成、提案書作成、業務効率化などの研修を設計します。
- 本番導入・定着支援： 利用ルールや情報管理の整理、運用方法の検討、導入後の活用支援を行います。
参考価格は初期30万円〜（税別）で、支援内容に応じて個別にお見積もりします。すべての工程や研修が一律に含まれる料金ではありません。
GeminiやGoogle Workspaceの企業向け研修だけのご相談にも対応しています。研修内容や費用は、対象業務、受講人数、利用環境などに応じて個別にご案内します。
詳しくは、株式会社光翼の生成AI導入支援・コンサルティングをご覧ください。
Geminiを活用した提案書作成研修
Geminiを活用した提案書作成研修では、単なるAIの操作説明ではなく、実際の提案業務を想定した演習を重視します。
例えば、次のような流れです。
- 提案先企業の課題や要望を整理する
- Geminiで提案書の構成案を作成する
- 各ページの文章の下書きを作成する
- Googleドキュメント等で文章を改善する
- 生成AIの出力を確認し、提案書を完成させる
演習には架空の企業情報を利用し、実際の顧客情報や機密情報の取り扱いにも配慮します。
また、研修を通じて、提案書作成以外にも生成AIを活用できる業務を検討できます。
研修後の継続的な業務改善にも対応
生成AI研修を実施しても、日常業務で継続的に利用されなければ、十分な効果につながらない場合があります。
そのため、研修後の活用状況の確認、業務改善テーマの整理、利用ルールの見直しなども重要です。
株式会社光翼では、継続的な改善を希望する企業向けに「DX・AI顧問サービス」も提供しています。
生成AIの導入や研修を一度きりの取り組みにせず、企業の業務改善につなげるための継続的な支援をご相談いただけます。
詳しくは、株式会社光翼のDXコンサルティングをご覧ください。
よくある質問
Q1. Geminiだけで提案書を完成させることはできますか？
Geminiは、提案書の構成案作成、文章の下書き、表現の改善などを支援できます。
ただし、顧客課題の理解、提案内容の妥当性、費用、スケジュール、技術的な実現可能性などは、人による確認が必要です。
AIが生成した内容をそのまま提出するのではなく、担当者が確認・修正して完成させることを推奨します。
Q2. Google Workspaceを導入していなくてもGemini研修を受講できますか？
研修の目的や利用環境によっては、Geminiの基本操作やプロンプト作成を中心とした研修を検討できます。
ただし、Gmail、Googleドキュメント、Google Driveなどと連携する機能を利用した演習では、対応するGoogle Workspaceの契約や設定が必要になる場合があります。
受講者の利用環境を確認し、実施可能な内容をご提案します。
Q3. Geminiを使ってGoogleドキュメントの提案書を改善できますか？
Googleドキュメントで利用可能なGemini機能が有効になっている環境では、文章の作成や改善を支援する機能を利用できる場合があります。
利用可能な機能は契約プランや管理者設定等によって異なるため、研修前に確認することが重要です。
また、Geminiで作成した文章を、組織で認められた方法でGoogleドキュメントに反映する運用も考えられます。
Q4. Geminiの企業研修は何名から依頼できますか？
株式会社光翼では、企業の対象人数、業務内容、研修目的に合わせて研修内容を個別に検討します。
具体的な受講人数、実施時間、実施方法、費用についてはお問い合わせください。
Q5. Gemini研修では実際の自社業務を題材にできますか？
はい。営業提案書、企画書、社内報告書、情報整理など、企業の業務に合わせた演習をご相談いただけます。
ただし、実際の顧客情報や機密情報を利用する場合は、社内規程、契約条件、アクセス権、データの取り扱いを事前に確認する必要があります。
研修では、架空データや匿名化した情報を使用する方法も推奨しています。
Q6. Microsoft CopilotとGeminiの両方について相談できますか？
はい。株式会社光翼では、Microsoft 365・CopilotとGoogle Workspace・Geminiの両環境を対象とした生成AI活用をご提案しています。
現在利用しているシステムや業務内容を踏まえ、適切な活用方法を検討します。
Q7. Gemini研修だけを依頼することはできますか？
はい。生成AI導入プロジェクト全体ではなく、Geminiを活用した提案書作成研修やGoogle Workspaceの業務効率化研修のみのご相談も承ります。
研修内容、対象人数、利用環境などを確認したうえで、個別にお見積もりします。
Q8. Geminiの導入効果はどのように確認すればよいですか？
例えば、提案書作成に要する時間、修正回数、作成手順の標準化、利用頻度などを指標として検討できます。
導入前の状況を把握し、研修後や試行導入後に比較することで、業務改善の効果を確認しやすくなります。
ただし、改善効果は業務内容や利用方法によって異なり、一定の削減率を保証するものではありません。
お問い合わせ｜名古屋でGemini導入支援・企業研修をご検討の方へ
Google WorkspaceやGeminiを導入しているものの、業務で十分に活用できていないと感じていませんか？
また、営業提案書の作成、社内資料の整理、メール対応、データ集計などに生成AIを活用したいとお考えではないでしょうか。
株式会社光翼では、名古屋・愛知県の企業を中心に、Microsoft Copilot・Google Geminiを活用した生成AI導入支援や企業向け研修をご提案しています。
このようなご相談に対応します。
- Geminiを使った提案書作成研修を実施したい
- Google Workspaceをもっと業務に活用したい
- 営業部門・企画部門向けの生成AI研修を検討したい
- Microsoft CopilotとGeminiの使い分けを相談したい
- 生成AIの利用ルールや情報管理を整理したい
- 研修後の定着支援や継続的な業務改善を進めたい
導入検討の初期段階から、業務課題に合わせた研修設計、PoC、継続的な改善支援までご相談いただけます。
Google Workspace・Geminiの導入支援や企業向け研修について、まずはお気軽にお問い合わせください。
株式会社光翼
名古屋を拠点に、DXコンサルティング、生成AI導入支援、業務システム開発、Microsoft 365・Copilot、Google Workspace・Geminiの活用支援などを提供しています。
